Діловий лист

Існують певні канони написання листів, недотримання яких може не тільки відбитися на престижі вашої фірми, але й перешкодити укладанню вигідних контрактів.

• Папір для листа повинна бути абсолютно чистою, акуратно обрізаний. Бажано мати фірмовий бланк листа з емблемою фірми, її повною назвою, поштовою і телеграфним адресою, телефоном, факсом і банківськими реквізитами. Службові листи друкуються на машинці на лицьовій стороні листа без помарок. Сторінки нумеруються, крім першої, арабськими цифрами. Ширина поля з лівого боку листа повинна бути не менше 2 см. Друкується текст через 1,5-2 інтервали. Абзац починається з нового рядка, з відступом п'яти інтервалів від поля. Рекомендується уникати переносу слів. У правому верхньому кутку під адресою організації, що відправляє лист, ставиться дата відправлення листа.

• Якщо це не перший лист до вашого партнера, його слід починати з ввічливою номери останнє отримане від нього листа. Це не стільки данина поваги, скільки повідомлення про те, що лист отримано і подальший діалог будується на його основі.

• Якщо ви пишете своєму партнерові вперше, необхідно почати з представлення своєї фірми, її цілей і завдань, які вона ставить перед собою у сфері міжнародної діяльності. Ще краще послати партнерові буклет з докладною інформацією про фірму. Проте рекламний матеріал не повинен бути об'ємним. Текст цього матеріалу повинен бути на мові вашого партнера або англійською мовою. Закінчують лист словами подяки за співпрацю і виразом надій на його продовження. І неодмінно: «Щиро Ваш», «З повагою» і т. п. Підпис ставлять на правій стороні листа, під заключною формулою ввічливості. Прізвище підписує друкують на машинці під його рукописним підписом.

• Про конвертах. Можна обійтися стандартними конвертами для міжнародної пошти, але слід мати на увазі, що за кордоном все досить великі фірми мають свої конверти, на яких у кілька усіченому вигляді повторюють ті ж відомості, що і на бланку. Фірмовий конверт не тільки підніме престиж вашої організації в очах зарубіжного партнера, але і позбавить вас від необхідності повідомляти зворотну адресу.

• За кордоном порядок написання адреси прямо протилежний нашому: спочатку пишуть «кому», а потім «куди».

Перша позиція адреси - прізвище адресата з ініціалами перед нею і одним з скорочень: Мг (містер), якщо це чоловік, і Mrs (місіс), якщо це жінка.

Друга позиція адреси - посада вашого адресата. Її вказують для того, щоб лист не було сприйнято як особиста. Якщо адресат в даний момент відсутня, такий лист розкриє його заступник. Якщо ж ви хочете зберегти в таємниці зміст листа, після прізвища краще вказати: private (personal, confidential), що означає «особисто».

Наступна позиція адреси - назва фірми. Тут можна застосовувати такі скорочення: Company - Co., Corporation - Corp., Department - Dept., Incorporated - Inc. Потім слідують номер будинку і назва вулиці, міста, штату. І укладають адресу поштовий індекс і назва країни. Не забудьте подбати про те, щоб у вас залишалися копії ваших листів.

Ви вступаєте в ділове листування з реальними чи потенційними споживачами своєї продукції чи послуг. Це може бути лист-пропозицію, лист-відмова, відповідь на запит і т. д. Написання листа - це свого роду мистецтво. Діловий лист має бути бездоганним у всіх відношеннях: навіть дрібне недотримання правил може зробити його неправомочним з юридичної точки зору. Правильно оформлене юридично, написане гарною мовою, на фірмовому бланку, однозначне за змістом діловий лист - один із запорук успіху вашої справи.

Лист зарубіжному партнеру має свої канони, часто невідомі нам.

Лист починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаної на конверті. З правого боку і трохи нижче адреси пишуть дату відправлення листа. Наприклад:

12 December, 2011

December 12,2011

12th December, 2011

December 12th, 2011

Прінятьie у нас скорочення дат типу 12/XII2011 або 12.12.2011 в міжнародній листуванні не вживаються. Тут і в тексті листа допустимі лише скорочення деяких місяців:

January-Jan.

February - Feb.

April - Apr.

September - Sept.

October - Oct.

November - Nov.

December - Dec.