Діловий лист

Ще нижче, знову з лівого боку, пишуть ввічливе звернення. Воно традиційно складається із слів Dear Mr (дорогий) або Dear Mrs (дорога) та прізвища адресата. Ініціали тут можна вже не повторювати. Якщо прізвище адресата вам невідома, можна написати Dear Sirs або Dear Sir / Madam. Після вступного звернення в англійській листуванні ставиться кома, а в листуванні з адресатом із США - двокрапка або двокрапка і тире (Dear Sir, / Gentleman: / Gentleman:)

Наступною рядком після позначення "Re» (Reference) або без нього в діловому листуванні прийнято стисло позначити тему листа. Наприклад:

Re: 2011 Kharkov Book Fair

Харківська книжкова ярмарка 2011

В тексті листа не прийнято вживати скорочення типу: I'm замість I am; can't замість can not; Haven't замість have not; I'll замість I will, I shall. Ці слова краще писати повністю.

У ділових листах прийнято писати з великої літери:

• іменники власні, а також імена прикметники, що позначають національну і державну приналежність (Russian, English, French etc);

• слова, включаючи скорочення, в назвах фірм і організацій, відділів організації, за винятком прийменників, спілок та артиклів;

• слова в позначенні займаної посади, за винятком прийменників, спілок та артиклів (Chief Engineer, Director, Captain);

• слова, включаючи скорочення, що позначають назви міст, штатів, республік, вулиць, площ, пристаней, районів, будівель, готелів, а також нумерацію поверхів, квартир, кімнат (21 Fenchurch Street, London, England, Hotel International, 3рд Floor, Room 346 etc);

• повні та скорочені назви місяців і днів тижня (Saturday, March etc);

• назви товарів, торгових марок і деяких документів (Iron, Coal, Bills of Lading, Letter of Guarantee, Charter Party etc).

Писати довгі листи в діловій кореспонденції не прийнято. Якщо все ж ваш лист на одній сторінці не поміщається, в кінці листа потрібно поставити: (continued over) або (see overleaf) * що значить «продовження далі" або "см. на звороті».

Закінчують лист звичайно словами Sincerely Yours (Щиро Ваш) або просто Yours (Ваш) та підписом із зазначенням йод ній вашого прізвища і посади. Щоб не ставити вашого партнера в скрутне становище і не примушувати його будувати припущення щодо вашого власного статі, потрудіться в цьому місці листи написати своє ім'я повністю, тобто не P. R. Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko або Polina R. Dovzhenko.

Якщо ви, перебуваючи, наприклад, в іногородньої відрядженні, відповідь на терміновий лист продиктували своєму заступникові по телефону, він повинен проти вашого прізвища поставити букви рр (per procurationem - за домовленістю) і, підписавши лист сам, приписати нижче: Dictated by Mr < ...> and signed ин his absence - Продиктовано паном <...> і підписано в його відсутність.

Листи бувають нейтральними або сприятливими, можуть містити відмову або ставити метою схилити до чого-небудь адресата.

Лист-відмова на претензію клієнта або партнера. Правильно написаний лист-відмова виконує важливу роль у сфері «паблік рилейшнз» - допомагає, незважаючи на відмову, зберегти про вас хорошу думку і підтримувати відносини з клієнтом.

Початок листа повинен нести нейтральний коментар, в якому ви перераховуєте те, з чим згодні. Уникайте всього, що може викликати враження, ніби претензії можна задовольнити або ж вони з ходу були знехтувані (слів «проте», «але», «на жаль»).

Перерахування і пояснення причин відмови передує сама відмова. Ясна і правдоподібне пояснення допоможе одержувачеві проковтнути його більш-менш безболісно. Перераховуючи причини відмови, уникайте надмірних пояснень (у разі необгрунтованих претензій вибачення необов'язкові), не ховайтеся за бюрократичні процедури або правила (це непереконливо), не відповідайте занадто коротко або загально (втрачається зв'язок між поясненням і самою проблемою). Відмова повинна логічно витікати з попереднього змісту листа.

Якщо причини перераховані достатньо ясно, людина в більшості випадків прийме відмову ще до того, як до нього дійде черга. Позитивна кінцівка повинна створити в одержувача враження, що більше зацікавлені ним самим, чим відмовою. Навіть якщо неможливо позитивно вирішити питання клієнта, треба підтримати добре ім'я фірми і висловити готовність продовжувати співпрацю.

Відмова в кредиті. Нейтральний коментар: «Дякуємо за замовлення вашим магазином 300 апаратів для розпилення засобів захисту рослин. Велике замовлення говорить про те, що ви очікуєте прибутковою торгівлі навесні ». Виклад причин відмови: «Репутація вашого підприємства як кредитоспроможного свідчить про підприємливості та оперативності».

Відмова: «Очікуване навесні пожвавлення в економіці, ймовірно, поліпшить ваші позиції. Як і раніше пропонуємо наші послуги на основі оплати готівкою або чеком. Цей вид оплати дає можливість 2-відсоткової знижки »... Позитивна кінцівка: «Окрім зниження вартості, цей вид оплати означає можливість закупівлі будь-якої кількості товару. Ваші замовлення будуть реалізовані негайно після отримання оплати».